Dokumentenmanagement

Digitales Dokumentenmanagement —
alle HR-Dokumente sicher an einem Ort

Schluss mit Papierbergen und verlorenen Dateien. PersoBase speichert alle Mitarbeiterdokumente revisionssicher, DSGVO-konform auf deutschen Servern — mit Volltext-Suche, automatischen Fristenerinnerungen und digitalem Signatur-Workflow.

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Digitale Ablage

Alle HR-Dokumente strukturiert und sofort auffindbar

Arbeitsverträge, Zeugnisse, Betriebsvereinbarungen, Schulungsnachweise — PersoBase organisiert alle Dokumente automatisch nach Mitarbeiter, Dokumententyp und Datum. Volltext-Suche findet jedes Dokument in Sekunden.

  • Strukturierte Ordnerhierarchie pro Mitarbeiter
  • Volltext-Suche über alle Dokumente inkl. OCR für Scans
  • Automatische Versionierung & Änderungshistorie
  • Massenupload und Drag-&-Drop-Ablage
  • Unterstützte Formate: PDF, DOCX, XLSX, JPG, PNG u. v. m.
  • Unbegrenzte Dokumentenspeicherung ohne Aufpreis
Alle Funktionen

Was das Dokumentenmanagement leistet

DSGVO-konform & revisionssicher

Alle Dokumente werden verschlüsselt auf deutschen Servern gespeichert. Löschfristen, Aufbewahrungsfristen und GoBD-konforme Archivierung sind automatisiert.

Automatische Fristenerinnerungen

PersoBase erinnert Sie automatisch bei ablaufenden Befristungen, Probezeiten, Zertifikaten oder Vertragsverlängerungen — kein Fristversäumnis mehr.

Granulare Zugriffsrechte

Steuern Sie präzise, wer welche Dokumente sehen, herunterladen oder bearbeiten darf. HR, Führungskräfte und Mitarbeiter erhalten nur ihren relevanten Zugriff.

Digitale Unterschrift

Dokumente können direkt in PersoBase digital unterzeichnet werden — rechtssicher nach eIDAS, kein Drucken oder Scannen notwendig.

Mitarbeiter-Self-Service

Mitarbeiter greifen über das Self-Service-Portal auf ihre eigenen Dokumente zu: Gehaltsabrechnungen, Zeugnisse, Arbeitsvertrag — jederzeit, auf jedem Gerät.

Vorlagenmanagement

Erstellen Sie wiederverwendbare Dokumentenvorlagen für Arbeitsverträge, Abmahnungen oder Zeugnisse — und befüllen Sie sie automatisch mit Mitarbeiterdaten.

Häufige Fragen zum Dokumentenmanagement

Wie lange werden Dokumente aufbewahrt?
PersoBase unterstützt individuelle Aufbewahrungsfristen je Dokumententyp. Lohnunterlagen werden z. B. 10 Jahre archiviert, Bewerbungsunterlagen abgelehnter Kandidaten nach 6 Monaten DSGVO-konform gelöscht.
Kann ich bestehende Dokumente aus anderen Systemen importieren?
Ja. Dokumente können per Massenupload (ZIP, Einzeldateien) oder über unsere API importiert werden. Unser Onboarding-Team unterstützt bei der Migration aus anderen DMS-Systemen.
Ist eine elektronische Unterschrift rechtsgültig?
Ja. PersoBase nutzt qualifizierte elektronische Signaturen gemäß eIDAS-Verordnung. Diese sind EU-weit rechtsgültig und gleichwertig zur handschriftlichen Unterschrift.
Wo werden die Daten gespeichert?
Alle Daten werden ausschließlich auf ISO-27001-zertifizierten Servern in Deutschland gespeichert. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß DSGVO Art. 28 wird bereitgestellt.
Kann ich Dokumente mit Kollegen teilen?
Ja, über die Freigabe-Funktion können Dokumente gezielt mit einzelnen Personen oder Gruppen geteilt werden — mit Lesezugriff oder Bearbeitungsrecht, zeitlich begrenzt oder dauerhaft.

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